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Eckdaten im Überblick
Über das Unternehmen
bluefrog pharma GmbH
Sourcing, Beschaffung und Vertrieb pharmazeutischer Produkte
Ulm
Keine Anzahl in der Referenz genannt
SAP Business One (Cloud)
Microsoft SharePoint, DATEV
Apps im Einsatz
Apps im EinsatzMit dem conesprit Cloud Archive verbindet bluefrog pharma SAP Business One mit dem eigenen Microsoft SharePoint. Ein- und Ausgangsrechnungen werden automatisch in den vorgesehenen Ordnern abgelegt.
Ausgangslage
Die bluefrog pharma GmbH wurde 2023 in Ulm gegründet. Das Unternehmen unterstützt Kunden aus der Pharmabranche beim Sourcing sowie bei Beschaffung, Verkauf und Lagerung pharmazeutischer Produkte. Die Geschäftsführung brachte langjährige Branchenerfahrung und ein bestehendes Netzwerk mit – die internen Systeme konnte sie für das neue Unternehmen von Beginn an passend aufbauen.
bluefrog pharma wollte Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung direkt in einem professionellen ERP-System organisieren. Wichtig waren eine einfache Bedienung, ortsunabhängiges Arbeiten, aussagekräftige Daten und die Möglichkeit, das System mit dem Unternehmen weiterzuentwickeln.
Akute Herausforderungen vor Projektstart
- Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung von Beginn an strukturieren
- Belege und Zahlungen transparent verwalten
- Den Steuerberater in die Buchhaltung einbeziehen
- Rechnungen geordnet im bestehenden SharePoint ablegen
- Geschäftsdaten für Entscheidungen auswerten
- Ein flexibles System für künftiges Wachstum wählen
Bedeutung von Transparenz
„Wie will man wachsen, wenn man kein Vertrauen hat?“
Projektablauf
Projektablauf
Direkt nach der Gründung ein ERP-System für die zentralen Geschäftsprozesse auswählen
Anforderungen an Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung und Dokumentenablage abstimmen
SAP Business One Cloud einrichten und das conesprit Cloud Archive mit Microsoft SharePoint verbinden
Das bluefrog-Team und den Steuerberater gemeinsam für die Finanzbuchhaltung schulen
Belege, Buchungen und Dokumente im Tagesgeschäft bearbeiten und die Daten für Auswertungen nutzen
bluefrog pharma entschied sich kurz nach der Gründung für SAP Business One. Das E-Book nennt keinen genauen Go-live-Termin.
Lösung & Fazit
bluefrog pharma startete mit SAP Business One Cloud als zentralem System für Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung. Vier Bausteine sind im E-Book besonders konkret beschrieben:
Einkauf und Verkauf im ERP bearbeiten
bluefrog pharma nutzt SAP Business One für Einkaufs- und Verkaufsprozesse. Die zugehörigen Belege und Zahlungen werden im selben System verarbeitet. So stehen die Geschäftsdaten für die weitere Bearbeitung und Auswertung zusammen.
Finanzbuchhaltung mit dem Steuerberater organisieren
Geschäftsvorgänge erzeugen in SAP Business One Journalbuchungen. Der Steuerberater arbeitet mit einer eigenen SAP-Lizenz im System und nahm gemeinsam mit dem Team an der Schulung teil. Zum Monatsende können Journalbuchungen für DATEV exportiert werden.
Rechnungen im SharePoint ablegen
Das conesprit Cloud Archive verbindet SAP Business One mit dem Microsoft SharePoint von bluefrog pharma. Ein- und Ausgangsrechnungen werden automatisch in den dafür vorgesehenen SharePoint-Ordnern gespeichert. Das erleichtert die Verwaltung der Dokumente.
Daten auswerten und flexibel arbeiten
Dario Vettese nennt die Datenanalyse, die einfache Bedienung und die Arbeit in der Cloud als wichtige Vorteile. Das System lässt sich an neue Anforderungen anpassen, wenn sich die Abläufe des jungen Unternehmens weiterentwickeln.
Das Ergebnis im Vergleich
Vorher
- Nach der Gründung ein ERP-System auswählen
- Einkauf und Verkauf strukturiert aufbauen
- Finanzbuchhaltung mit dem Steuerberater organisieren
- Rechnungen im bestehenden SharePoint verwalten
- Daten für Entscheidungen verfügbar machen
- Spielraum für Wachstum schaffen
Nachher
- SAP Business One Cloud von Beginn an
- Einkaufs- und Verkaufsbelege im ERP
- Steuerberater mit eigener SAP-Lizenz eingebunden
- Automatische Ablage durch conesprit Cloud Archive
- Geschäftsdaten für Analysen nutzbar
- Anpassbares System für neue Anforderungen
Stimme des Kunden
„Die Einarbeitung in das System dauert nur wenige Tage. Außerdem ist die SAP Business One Cloud leicht anpassbar auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens.“
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